Beoordelingsgesprekken: wat, waarom, hoe?

Beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken kunnen formeel onderdeel uitmaken van het personeelsbeleid, zoals vastgelegd in de CAO of het personeelsreglement. Maar ook wanneer er in de organisatie niets is vastgelegd, is het raadzaam deze gesprekken te voeren. Het beoordelingsgesprek kan een prima instrument zijn om personeelskwesties adequaat aan te pakken.

Een beoordelingsgesprek heeft, anders dan een functioneringsgesprek, een eenzijdig karakter. De werkgever of leidinggevende beoordeelt het functioneren van de werknemer. Hieraan kunnen consequenties worden verbonden, bijvoorbeeld het toekennen van een bonus. Een beoordelingsgesprek kan ook het moment zijn om over te gaan tot overplaatsing of zelfs ontslag.

Verplicht nummer

In veel organisaties zijn november en december de maanden van de beoordelingsgesprekken. Niet zo vreemd, gezien het karakter van deze gesprekken: ze gaan over het functioneren in de afgelopen periode. Dit is een verschil met functioneringsgesprekken die vooral toekomstgericht zijn.

Beoordelingsgesprekken zijn niet iets waar alle leidinggevenden en medewerkers zich op verheugen. Leidinggevenden vinden het over het algemeen lastig om kritiek te uiten, terwijl medewerkers het gevoel hebben dat ze het gesprek moeten “ondergaan” en ze voor onaangename verrassingen kunnen komen te staan. Zo wordt het beoordelingsgesprek een verplicht nummer waarvan beide partijen hopen dat het zo snel mogelijk achter de rug is. Dat is jammer, want een beoordelingsgesprek kan duidelijkheid scheppen bij leidinggevende en werknemer.

Het kan anders

Leidinggevende en werknemer behoren voorafgaand aan het beoordelingsgesprek al in grote lijnen te weten wat voor onderwerpen zij tijdens het gesprek kunnen verwachten. Aan de hand van gemaakte afspraken tijdens bijvoorbeeld eerdere functioneringsgesprekken weten leidinggevende en werknemer wat het afgelopen jaar goed is gegaan en wat niet. Zo weet de werknemer wat er aan de orde kan komen en heeft de leidinggevende op zijn beurt een goede onderbouwing voor eventuele kritiek. Beiden reflecteren op een volwassen, open manier op het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. De consequenties die dat heeft (salarisverhoging, bonus, promotie, overplaatsing, outplacementtraject) mogen voor de werknemer niet als een complete verrassing komen. Zo ziet het scenario van een geslaagd beoordelingsgesprek eruit. Hoe bereik je dat?

De voorbereiding:

• Voer voorafgaand aan het beoordelingsgesprek consequent functioneringsgesprekken waarin duidelijke afspraken worden gemaakt.
•  Maak heldere, concrete afspraken. Doe geen vage beloften.
• Leg gemaakte afspraken en beloften vast en kom ze ook na.
• Houdt de vinger aan de pols gedurende het hele jaar en las tussentijdse extra funtcioneringsgesprekken in als de situatie erom vraagt.
• Spreek een medewerker erop aan als het niet goed gaat. Doe dit niet pas bij het beoordelingsgesprek.
• Spaar ergernissen en complimenten niet op. Geef werknemers regelmatig feedback op hun functioneren.
• Maak aantekeningen van de feedback die je geeft. Dan hoef je in beoordelingsgesprek niet alleen te putten uit een paar feiten van de afgelopen weken, maar ligt het complete beeld al voor je klaar.
• Sta open voor feedback van de werknemers op je eigen functioneren.

Het gesprek:

• Gebruik een beoordelingsformulier met daarop alle onderdelen die je tijdens het gesprek aan de orde wilt stellen. Zorg dat de werknemer tijd heeft gehad om zich voor te bereiden door het formulier ruim voor het gesprek te geven.
• Maak duidelijk dat er een verband bestaat tussen de beoordeling en het salaris of een eventuele bonus.
• Neem geen verrassingselementen op tijdens het gesprek. Hou vast aan het formulier.
• Maak een verslag van het beoordelingsgesprek en laat dit door beide partijen voor akkoord ondertekenen.

Wat te doen bij slecht functioneren?

Hoe vervelend het ook is, elke leidinggevende wordt wel eens geconfronteerd met een werknemer die niet goed functioneert. Dat kan in extreme situaties, waarin geen verbetering optreedt leiden tot een arbeidsconflict en zelfs ontslag. Daarvoor is een goed en nauwkeurig dossier nodig!

Het maken van aantekeningen en verslagen is belangrijk voor een goede dossiervorming. Zorg voor regelmatige functioneringsgesprekken met de medewerker en maak een verslag van deze gesprekken. Leg daarin de gemaakte afspraken vast en kom in een volgend gesprek ook terug op deze afspraken. Neem in die verslagen duidelijk op wat er fout is gegaan en wat de reden daarvan is geweest.

Voer een extra beoordelingsgesprek in een precaire situatie wanneer bijvoorbeeld ontslag in het verschiet ligt. Geef ook duidelijk in het beoordelingsgesprek de reden voor het extra gesprek aan en meld ook de mogelijke consequenties, bijvoorbeeld ontslag, bij het uitblijven van verbetering van het functioneren.