Administratie

Wat in een administratie hoort

Schaf maar flink wat ordners aan en maak een in je computer een aparte map aan voor de boekhouding. De volgende zaken moeten allemaal ordentelijk worden opgeborgen:

• kasadministratie (contante geldstroom) en kassabonnen. Je kunt je inkomsten en uitgaven handmatig in een schriftje bijhouden, maar als je administratie wat uitgebreider is (veel transacties), dan is een computerprogramma veel handiger. Weten hoe een kasboek eruitziet? Kijk hier maar eens.

• financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek

• tussentijds gemaakte controleberekeningen

• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen

• bank- en giroafschriften

• contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• agenda's en afsprakenboeken

• correspondentie

• software- en databestanden

• kilometeradministratie. Als je geen auto van de zaak hebt, maar wel zakelijke ritjes maakt, dan kun je per kilometer 19 eurocent als kosten opgeven aan de fiscus. Je moet wel precies alles noteren (naar wie, wanneer en de stand van de teller). Download een excel werkblad om te gebruiken voor je kilometeradministratie  (23 Kb). De formules zijn beschermd tegen per ongeluk wijzigen. Hef de beveiliging van het werkblad op met het wachtwoord: kilometer. (Kijk hier als je wel een auto van de zaak hebt.)

Reddingsboei

Voor wie dreigt te verdrinken in de papiermassa is er hulp. De beginselen van de eigen administratie staan overzichtelijk gebundeld in het boek administratie voor ondernemers, onder het motto: iedereen kan boekhouden. Bestel hier het boek.

Uren bijhouden

Belangrijk voor starters. Je hebt pas recht op zelfstandigenaftrek, startersaftrek en mkb-vrijstelling als je minstens 1225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Dat moet ook minimaal 50% van je totale arbeidstijd zijn. Bijhouden dus, elke dag in je agenda. Het opzetten van een adressenbestand hoort er ook bij, en klanten werven. Maar wees secuur, want soms ontstaat er discussie over.

Tot in eeuwigheid?

De administratie en bescheiden die van belang zijn voor de vennootschaps-, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Dat staat in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en het Burgerlijk Wetboek.